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Outsourcing de impresión

El outsourcing de impresión (o servicios gestionados de impresión) es un modelo de negocio en el que una empresa subcontrata la gestión total de sus documentos e infraestructura de copiado, escaneo e impresión a un proveedor externo especializado. En lugar de comprar máquinas y suministros por separado, la compañía paga una tarifa mensual (generalmente basada en un costo fijo o un esquema de pago por página consumida)

Para determinar si vale la pena implementar esta solución, analiza los siguientes factores:

  1. Volumen de impresión
  2. Carga del equipo de TI
  3. Falta de control.

¿Qué incluye típicamente el servicio?

Un contrato de outsourcing integral cubre todas las necesidades operativas de la infraestructura:
  • Hardware
  • Consumibles e insumos
  • Soporte y mantenimiento
  • Software de gestión (opcional)

Es un modelo de servicio integral donde una empresa externa se encarga de gestionar, proveer y mantener toda su infraestructura de impresión, copiado y escaneo. En lugar de comprar equipos y suministros por separado, usted paga una tarifa mensual predecible basada en su consumo, delegando la operatividad técnica en expertos.

Preguntas Generales y de Negocio

¿De qué manera ayuda este servicio a las políticas ecológicas de la empresa?
Ayuda a mitigar el impacto ambiental mediante la reducción del desperdicio:
  1. Configuración obligatoria por defecto en modo dúplex (doble cara) y borrador.
  2. Disminución del consumo energético gracias a equipos con certificación Energy Star.
  3. Reciclaje y disposición final responsable de cartuchos de tóner vacíos y partes electrónicas obsoletas.
• Reducción de costos: Ahorros de hasta un 30% en costos operativos relacionados con impresión.
• Cero inversión inicial: Eliminación del gasto de capital (CAPEX) en la compra de costosas fotocopiadoras o impresoras láser.
• Flujo de caja predecible: Transforma gastos variables e inesperados en un gasto operativo fijo mensual (OPEX) deducible de impuestos.
El servicio es totalmente escalable. Es ideal tanto para pequeñas y medianas empresas (PyMEs) que buscan profesionalizar su oficina sin descapitalizarse, como para grandes corporativos y multinacionales que requieren un control estricto de auditoría, seguridad y centralización de cientos de dispositivos.
Proveemos equipos de última generación de marcas líderes en el mercado, seleccionados según sus necesidades reales:
• Impresoras de escritorio compactas.
• Equipos multifuncionales (MFP) de alto volumen para grupos de trabajo.
• Escáneres de alta velocidad. • Plotters o impresoras de formato ancho (si su sector lo requiere).
Nosotros nos encargamos de el stock de los toners manteniendo el abastecimiento antes de que se agote. Nota: El papel generalmente corre por cuenta del cliente.
El contrato incluye soporte técnico preventivo y correctivo completo:
• Asistencia técnica telefónica o remota inmediata.
• Visita presencial de personal calificado si el fallo persiste.
• Reemplazo temporal o definitivo del equipo si la reparación toma más tiempo del estipulado en los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Estructuramos dos esquemas principales según su conveniencia:
• Costo por página: Se establece un valor fijo por cada página impresa (diferenciando blanco/negro y color). Al final del mes se lee el contador digital de los equipos y se factura el consumo exacto.
• Bolsa de páginas o Plan Fijo: Se acuerda una cantidad base de páginas al mes. Si se excede ese límite, las páginas adicionales se facturan a una tarifa previamente pactada.
Los contratos suelen tener una vigencia de 12, 24, 36 o hasta 48 meses. Esto se debe a que amortizamos el costo de los equipos nuevos durante ese periodo para ofrecerle la tarifa por página más competitiva posible.